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Erledigungen vor dem Urlaub

Das gehört in eine Abwesenheitsnotiz

Berlin / Lesedauer: 2 min

Endlich Urlaub! Bloß Rechner herunterfahren und raus aus dem Büro? Mails sollten allerdings nicht ins Leere laufen. Da helfen automatische Mails. Darin kommt es auf die richtige Formulierung an.
Veröffentlicht:15.06.2014, 22:24
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Bevor Berufstätige in den Urlaub starten, sollten sie ihre elektronische Abwesenheitsnotiz aktivieren. Und auch wenn sie in Eile sind, lohnt es sich, dabei sorgfältig zu sein. „Das ist schließlich das, wie der Mitarbeiter und die Firma sich in der Zeit der Abwesenheit nach außen präsentieren“, sagt Etikette-Expertin Nandine Meyden.

Zu achten sei zum einen auf die Anrede. Häufig fehlt diese bei den Abwesenheitsnotizen. Eine Begrüßung sei jedoch Pflicht, erklärt Meyden. Da Beschäftigte nicht wissen, wer sich meldet, sollten sie zum formellen „Sehr geehrte Damen und Herren“ greifen.

Manchmal sollte der Grund der Abwesenheit genannt werden

In eine Abwesenheitsnotiz gehören ebenfalls ein Dank für die erhaltene E-Mail sowie die Information, wann der Beschäftigte wieder zu erreichen ist. Dann nennen sie die Vertretung sowie deren Kontaktdaten. Schließlich sollte der Leser einen Hinweis erhalten, ob seine E-Mail automatisch weitergeleitet wird oder nicht, damit er weiß, ob er aktiv werden muss. Anstatt zu schreiben „Ich bin von XY bis XY nicht da“, ist es übrigens eleganter zu formulieren „Ab dem XY bin ich wieder da“. Letzteres sei positiv formuliert – und weise darauf hin, ab wann der Kunde wieder auf den Mitarbeiter zählen kann.

Wer auf eine Messe oder einen Kongress fährt, kann den Grund für die Abwesenheit in der E-Mail nennen. Fährt ein Buchhändler etwa zur Frankfurter Buchmesse, erweckt das beim Kunden den Eindruck, dass jemand über aktuelle Entwicklungen auf dem Laufenden ist. Interne Gründe – wie zum Beispiel Krankheit, Kuraufenthalte oder Betriebsratstagungen – gehörten dagegen nicht in die Abwesenheitsnotiz, sagt Meyden. Sie gingen den Kunden nichts an.