Schreddern ist mit Vorsicht zu genießen
Können diese Unterlagen weg?

Auch zu Hause sollten die Unterlagen regelmäßig geordnet werden.
Auch zu Hause sollten die Unterlagen regelmäßig geordnet werden.
Franziska Koark

Beim Aufräumen zum Frühjahrsputz ist auch der Aktenschrank fällig. Allerdings sollten Unterlagen nicht unüberlegt weggeworfen werden. Einige Belege werden besser eine Weile archiviert.

Die Ordner werden immer dicker, der Platz im Regal wird immer weniger: Zeit fürs Ausmisten des Aktenschranks. Alle Unterlagen aus den vergangenen Jahren sollten aber nicht gleich in den Papierkorb. Bei manchen lohnt sich das Archivieren. Für die Rentenversicherung sollten zum Beispiel Unterlagen aufgehoben werden, mit denen man Zeiten nachweisen kann, die später für die Rente zählen. „Anhand des Versicherungsverlaufs kann man die schon gespeicherten rentenrechtlichen Zeiten sehen und prüfen, ob es Lücken gibt, die man durch die Vorlage bestimmter Unterlagen füllen kann“, sagt Andreas Feuser von der Deutschen Rentenversicherung Bund in Berlin. Für die Rentenversicherung sind daher Arbeits-, Ausbildungs- und Studienzeiten wichtig. Deswegen sollte man Einschreibe- oder Exmatrikulationsbescheinigungen lieber nicht wegwerfen.

Geschäftsbücher zehn Jahre lang aufheben

Bei Angestellten werden in der Regel die Arbeitsentgelte vom Arbeitgeber automatisch gemeldet und von der Rentenversicherung gespeichert. Die Krankenkassen und Arbeitsämter melden Zeiten der Arbeitsunfähigkeit und Arbeitslosigkeit. „Doch auch diese Belege sollte man aufheben und prüfen, ob die Rentenversicherung alle Daten hat“, rät Feuser.

Mit jedem neuen Jahr können auch aufbewahrte Geschäftsunterlagen in den Reißwolf. Doch eine Reihe von Belegen müssen nach Angaben des Bundes der Steuerzahler Baden-Württemberg fürs Finanzamt aufbewahrt werden. So muss ein Unternehmer Geschäftsbücher, Inventare, Bilanzen und sonstige zu führende Bücher zehn Jahre lang aufheben. Das gilt auch für digitale Aufzeichnungen. Handels- und Geschäftsbriefe müssen grundsätzlich sechs Jahre lang aufgehoben werden. Dabei beginnt die Aufbewahrungsfrist mit Ende des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung in das Geschäftsbuch gemacht, das Inventar aufgestellt oder die Bilanz festgestellt wurde.

Erst muss das Finanzamt einverstanden sein

Verbraucher müssen Rechnungen und Belege in der Regel nicht archivieren. „Wurden sie dem Finanzamt vorgelegt und ist der Steuerbescheid in Ordnung, brauchen die Belege nicht mehr aufbewahrt werden“, teilt der Steuerzahlerbund mit. Wer die Steuerklärung online gemacht hat, muss die Belege bis zur Bestandskraft des Steuerbescheids aufbewahren – also bis zum Ablauf der Einspruchsfrist. Haben Privatpersonen einen Gewinn von mehr als 500 000 Euro erzielt, müssen sie die Nachweise über ihre Einkünfte – zum Beispiel Kontoauszüge –sechs Jahre aufbewahren.

„Auch Menschen mit geringeren Einkünften sollten ihre Kontoauszüge nicht zu früh wegwerfen“, rät Tanja Beller, Pressesprecherin des Bundesverbandes deutscher Banken in Berlin. Schließlich können sie damit wichtige Zahlungen nachweisen. Zwar speichern die Banken die Kontoauszüge. „Es kann aber zusätzliche Kosten verursachen, wenn man sie nachfordert“, sagt Beller.

Fotos von der Einrichtung machen

Auch Unterlagen über Sach- und Lebensversicherungen sollte man nicht voreilig wegwerfen. Versicherungsunterlagen sind grundsätzlich für die Dauer des Vertrages aufzubewahren. „Am wichtigsten sind hier der Versicherungsschein und der Antrag“, erklärt Hasso Suliak vom Gesamtverband der Deutschen Versicherungswirtschaft in Berlin.

Bei einer Hausratversicherung muss man im Zweifel nachweisen können, welche Gegenstände gestohlen oder bei einem Brand zerstört wurden. Dazu ist es sinnvoll Kopien wichtigster persönlicher Papiere anzufertigen und Kaufbelege und Quittungen aufzuheben. „Hilfreich ist es, Fotos der Wohnungseinrichtung anzufertigen. Diese kann man nach einem Schaden dem Versicherer vorlegen“, erklärt Suliak. Ist die Sachversicherung gekündigt oder der Versicherungsschutz abgelaufen, können die Unterlagen – am besten geschreddert – ins Altpapier.